Matrix 精選
文章代表作者個人觀點，少數派僅對標題和排版略作修改。
計算機時代，檔案管理是任何人都繞不過去的檻。如何有效地管理檔案，以此提升工作效率，是每個人都應該重視的問題。本文旨在分享筆者在個人檔案管理上的思路。
檔案管理，本質上是檔案的整理排序、備份儲存和同步分享。因此，在我的個人檔案管理體系構建思路中，三個重要關鍵詞就是：秩序、容災（安全）和同步。
為什麼要構建檔案管理體系
檔案，實際上就是計算機系統中，使用者的程式和資料。它是每個使用者的數字資產。對於個人專有的資料，是每個人的無價之寶。一套成熟的個人檔案管理體系，能幫助使用者容易查詢、方便分享、妥善儲存。只有在這樣的體系下，才能言及提高效率，並且在關鍵時刻保護資料避免損失。
有人說，人的一生要浪費三分之一的時間在尋尋覓覓上。如果檔案管理混亂，檢索檔案會耗費大量時間。人生有無數可能，去寫作、去旅行、去拍照，不要浪費時間在找檔案上。
舉個情境例子。度假時，接到上級通知，需要對文章進行修改，並交 BOSS 審閱後釋出。這是工作中十分常見的情境。現在假設使用者 A，有自己的一套檔案管理體系，檔案有序、保管妥善、同步高效。使用者 B，沒有建立檔案管理體系，檔案存放混亂、保管也很隨意，也沒有做好檔案同步。我們來模擬一下兩人實現如上情境的工作流程。
使用者 A，回到酒店，開啟電腦，登入網頁版雲端，下載文章，修改好，上傳文章。致電 BOSS 秘書：請開啟我的電腦，在 X 盤、Y 目錄、Z 子目錄下，找到修改好的名為 XYZ 文章，列印交 BOSS 審閱。審閱完畢後，將 BOSS 批註的文件放回 Z 子目錄。使用者 A 同步後，檢查後釋出。
使用者 B，回到酒店，致電 BOSS 秘書，請你開啟電腦，在這裡找文章……沒有找到？可能在那裡裡……如此交流十五分鐘、遍歷數個資料夾目錄後終於找到文章，請秘書電郵，修改後電郵回覆，請秘書列印，交 BOSS 審閱，回傳文章，檢查釋出。
在這兩個截然不同的流程中，可以很輕鬆地發現：使用者 A，前後秘書只執行了列印、交審閱的工作步驟，整個工作流程井然有序，並且不容易出錯；而使用者 B，秘書執行了被遙控查詢檔案、郵件來回、列印、交 BOSS 審閱共5個步驟，而且遙控查詢檔案環節和電郵來回環節，極易因意外出錯。
所以，一個成熟的檔案管理體系，不論是之於自己提高效率、還是之於同事朋友節省時間，都有十分可觀的收益。如果你還沒有構建起自己的檔案管理體系，不如參考這篇文章，結合個人實際，從現在起，就開始培養好習慣，做好檔案管理，提高工作效率。
第一個關鍵詞 「秩序」
秩序，顧名思義，就是檔案的分類、命名和歸檔。如果將整個檔案管理體系形容為一個圓，那麼秩序一定佔據了半個圓，容災和同步佔據另外半個圓。
檔案管理體系圓
在正式構建檔案管理體系的秩序之前，需要了解兩個檔案管理的思路。
第一種思路是：InBox 歸檔。這個思路是借鑑的 Gmail 的郵件歸檔。意思是，所有的未處理檔案，都統一存放在 Inbox 裡，檔案處理完畢後，按照檔案型別、檔案重要性等規則，各歸各家，移動到相應的歸檔目錄中。
第二種思路是：生產 歸檔。這個思路的意思是，在各個分類目錄中直接建立檔案。在檔案產生之時，就是分類歸檔狀態。
兩種思路都是有效的檔案管理方式。可根據自己的習慣選擇也可以結合在一起使用。
檔案分類
檔案分類的重要原則：區分大類，放棄小類。通俗的解釋就是：不要丟了西瓜撿芝麻。
人的精力是有限的，
刻意追求檔案的細緻分類，不僅提高了歸檔流程的複雜程度，也提高了查詢檔案流程的複雜程度
，對於重要檔案的容災備份，在細緻分類下也很難完成，這與本文提高效率節省時間精力的主旨明顯背道而馳。
在 Windows 系統中，給出的預設檔案分類，其實就很適合大多數人：Document / Picture / Video / Music / Desktop/ Download / application。我在這個基礎上，做了一些修改。
區分大類 放棄小類
如上圖。區分大類很容易理解。放棄小類是什麼意思呢？比如一般人劃分到音樂這一類之後，就不需要再分類了。如果是音樂愛好者，則可以在音樂下再分出男歌手、女歌手，搖滾、鄉村等等子類別。電影同理。
這是個人的檔案分類。每個人的工作內容不同，同樣需要對工作檔案進行分而類。比如：調研報告、客戶需求、結案報告、會議紀要、差旅報銷單據、表本簿冊等等分類。根據實際需要進行分類。
目錄結構
實際上，目錄結構大體上等同於檔案分類。但和具體的檔案分類有一些區別。如果說檔案分類像是挑挑揀揀，目錄結構就是分門別類。
構建良好、和諧、有序的目錄結構
兩條重要的基礎原則：
通用性：目錄結構要符合大眾的認知，自己能看懂，別人也要能看懂。
可擴充套件性：即使是同一個人每個階段的興趣愛好、學習計劃等等都不盡相同。目錄結構必須能夠隨時擴充套件，以適應新的需求。
目錄結構使用同一個維度對目錄進行分類
對目錄的分類，是為了讓整棵目錄樹更符合人類的邏輯思維。邏輯思維的方法通常是：
分析與綜合；
分類與比較；
歸納與演繹；
抽象與概括。
將邏輯思維運用在檔案分類上，就是先分析分類後歸納概括：
分析分類：分析檔案屬性，確定它們的分類；
歸納概括：將屬性相同的檔案，放入類目目錄。
那麼，如何分析檔案屬性，進行分類歸納呢？如果引入MECE分析法就很容易理解了。
「相互獨立（ME）」意味著問題的細分是在同一維度上並有明確區分、不可重迭的，「完全窮盡（CE）」 則意味著全面、周密。
圖片來源於網路
舉個例子，比如音樂分類，按歌手性別分為男歌手和女歌手，是 MECE 的；
按音樂類別分為搖滾、爵士、民謠等等，也是 MECE 的；
按語言分為外語、粵語、閩南語等等，也是 MECE 的；
按地理位置分為歐美、日本、港澳、臺灣、內地也是 MECE 的。
但如果你分為流行、經典、網路、KTV、汽車這樣的，分類即會有遺漏，也會有重複，就非 MECE 了。
所以，目錄，
一定要在相同的維度上分類
，有時候，
我們的分類可能無法做到完全窮盡，也一定要保證做到相互獨立
。否則，隨著時間的推移，你一定會陷入一個檔案不知歸類到哪個目錄合適的窘境。
按照一些檔案不同的屬性構建不同的目錄樹
上文對檔案進行的分類，經過分析，會發現每種檔案都有自己相對更突出的屬性。比如文件、照片、財報，有更強的時間屬性，那麼我們就可以構建一棵以時間為父目錄的目錄樹，存放這類檔案；比如素材、媒體檔案，有更強的類目屬性，那麼我們就可以構建一棵以類目為父目錄的目錄樹，用以存放這類檔案。
這樣做的好處是，具備比較好的可擴充套件性。照片、文件我們就按年為單位不斷擴充套件下去，保留最新3年，舊的存檔就可以了。素材和媒體檔案，則是屬於任何時間都可能需要用到，且無所謂建立時間的檔案，就按類別不斷積累就可以了。
目錄結構分類的其他原則
目錄層數儘可能少，一般來說，父子孫三級目錄就夠用了。層級越多，檢索檔案時需要遍歷的資料夾就越多，花費的時間也越多。
某個類別的常用目錄應該適當提高目錄層級的權重。
利用 InBox 歸檔的思路，建立 InBox 目錄，存放不能及時整理歸檔，或者暫時不知如何分類的臨時檔案。
檔案命名
未經命名的檔案毫無意義
在檔案管理體系中，檔案命名是十分重要的一個環節。未經命名的檔案是沒有意義的。就好比天文學中，每一顆被人類發現的天體，都會被命名。那些沒被命名的天體都是沒有被發現的，對於人類的認知來說，就是不存在和沒有意義的。
像 、 這樣的檔案，在檔案管理體系中，就是毫無意義的。因為你即無法透過檔名知道檔案的大體內容，也無法透過搜尋應用來找到它。所以，檔案命名就像是為檔案進行編碼，用語言、數字和符號，來賦予檔名意義。
所以，對檔案命名的指導思想就是：將檔案內容反映在檔名上，為檔案賦予意義。
檔案命名的規範
唯一且格式統一：唯一很好理解，任一檔案不應該重名；格式統一則是需要建立一套統一的命名規則。比如，命名規則為：人物-事件-地點-時間-描述-序列號。
人物：就是檔案的所屬人或描述的主體。
事件：就是檔案主體名稱，描述檔案是什麼或者檔案記錄的是什麼。
地點：檔案建立的地點或者描述的地點。
時間：檔案建立的時間或者描述的時間。
描述：對檔案內容的附加描述。
序列號：版本號、序號。
舉例來說，，2019 是指檔案描述的時間；張三是檔案的所屬人；財務報表是事件，說明檔案記錄的是什麼；年度則是附加描述，說明這是年度報表而不是季度或月報表；1。2 則是檔案的序列號，說明這是第三個修改版本。
再舉例來說，，時間、誰、在哪裡、幹什麼、編號。，誰、附加描述、是什麼。
上述例子中的下劃線，在實際情況下是沒有必要的，這裡僅做方便說明分隔之用。
如果需要分隔檔名的關鍵詞，用下劃線，而不是空格。
如果需要以英文字母命名，使用小寫字母，而不是大小寫混用。
在檔名末尾引入檔案版本管理和檔案編號。
不同場景不同需求，靈活運用規則進行命名。比如從同事處接收的文件，就保持原始檔名，這樣能夠方便協同工作。
利用工具輔助檔案管理
在檔案分類、檔案管理、檔案檢索三個方面，分別分享一個我認為最好的應用。這裡有前人總結和分享的教程，就不再贅述了。
利用 DropIt 自動分類歸檔檔案
DropIt，是一個指定好檔案分類規則，就可以幫助使用者自動將檔案按既定規則分門別類歸檔入設定好的資料夾的應用。這對於有著「InBox 歸檔」習慣的使用者來說，簡直是量身定做，一勞永逸。
利用 Total Commander 協助檔案管理
Total Commander，簡稱 TC，是一個老牌的雙視窗第三方檔案管理器。它的特點是，只要你學會並且習慣了之後，你所有的檔案操作，幾乎都可以透過鍵盤完成，無需用到滑鼠。操作直覺、快捷、精準，一旦上手，就再也回不去簡陋的 Windows 資源管理器了。
利用 Listary 快速檢索檔案
檢索檔案方面，我認為 Listary 相比於 Everything 更加適合參與到檔案管理體系中來。
第二個關鍵詞 容災
容災，就是檔案的存檔和資料資料的儲存、備份，並且透過部署，在「意外」出現後，能迅速恢復。
在檔案管理體系中，引入「容災」的概念，似乎有些沉重了。但對於無價的資料來說，再沉重也遠遠好過丟失。
對檔案資料進行重要性分類
在部署檔案系統的容災備份前，首先要做的是本文第一部分的內容。你的檔案，首先是要有秩序的。然後，再對檔案資料進行一次「重要性分類」。
重要 獨有：個人照片及影片，文章及素材；筆記及日記；財務報表……這類屬於個人的核心資料，是必須確保萬無一失的。
不重要 獨有：一些稀奇古怪不知是否重要的個人資料。（按照資源論來說，越稀缺越重要，所以，獨有的通常是重要的。但就個人經驗來看，每個人都或多或少會有一些這類檔案。所以，雖然這樣分類可能有待商榷，但姑且還是分一類。）
重要 非獨有：主要是工作文件，比如工作中和同事協同創作的文章、程式碼等等。你有一份，同事也有一份。這類資料，雖然丟失後花費一定代價可以找回，但也應做好同步備份。
不重要 非獨有：一切網上能下載到的音樂、電影、圖片、軟體……這類屬於可有可無的資料，即時丟失，也能重新找回。
重要性分類
檔案儲存的幾個方案
檔案儲存，依舊要遇到永恆的邏輯對立問題：可靠性和代價的對立。代價包含：金錢、時間、精力。比如下表：
冷盤指的是，磁碟插電儲存好資料後，斷電妥善儲存。冷盤不是指的行動硬碟；但行動硬碟可以充當冷盤。
熱盤指的是，長期插電使用的磁碟。比如電腦中的磁碟，長期插電使用的硬碟。
家庭 NAS 和本地熱盤不同的在於，家庭 NAS 是多塊熱盤的陣列。根據陣列的不同，可靠性和代價成正比。
異地指的是，將儲存好的冷盤在異地存放。
本地指的是，磁碟在本地存放。
首先，根據檔案的重要性，選擇高可靠的方式儲存。比如，對於核心資料檔案，需要在異地冷盤、本地冷盤、NAS、熱盤中都留有一份存檔。
然後按照檔案的常用性，選擇方便易用的方式儲存。
其實，綜合上表，大家其實能夠發現，又可靠又方便的檔案儲存方式，就是 NAS。最大的問題，在於金錢的代價。NAS 要獲得更高的可靠性，往往要付出成倍的金錢。
在經濟允許的情況下，非常推薦家庭 NAS 的檔案儲存方案。經濟條件不允許的情況下，使用複數張行動硬碟，充當本地冷盤儲存檔案，也能獲得很高的可靠性和較高的易用性。
關於 NAS 如何獲得較高可靠性和磁碟陣列就不在本文討論範圍。感興趣的朋友自行搜尋或參考RAID 磁碟陣列是什麼。
磁碟的健康管理
重要檔案存在磁盤裡。重要檔案是無價的。得出結論，磁碟是無價的。
磁碟無價，健康管理就顯得尤為重要。那麼如何判斷磁碟是否健康？
一般情況下，一塊磁碟的壽命在 3 至 5 年之間。極端的也偶爾有 10 年內不壞的，也偶爾有 6 月就報銷的。根據使用強度，磁碟壽命也有會比較明顯的變化。
磁碟壽命終了前，通常會有一些徵兆，此時就要高度注意了。當然，更多的時候是沒有徵兆直接掛掉。這也是容災管理的重要性所在。
電腦使用時頻繁藍色畫面，並且錯誤程式碼與磁碟有關。
磁碟異響。
讀寫檔案出現明顯延遲。比如複製檔案時出現「冗餘錯誤」。
檔案莫名丟失或損壞。
不限於如上現象。只要磁碟出現異於通常情況的現象，都要引起重視。
一些值得注意的方面：
重要檔案不要長期存放在 U 盤裡。U 盤的損壞率非常高。一定要將 U 盤中的檔案及時備份。儲存卡同理。
插電狀態的行動硬碟一旦跌落：立即標記它的健康狀況下降一個級別，並且立即備份裡面的檔案。不能再用來充當本地冷盤。不能再長期存放重要檔案。
如果使用行動硬碟充當本地冷盤，除了備份和恢復時，不要插電使用。
總結來說，就是，善待磁碟，它也會善待你。
第三個關鍵詞 同步
同步，就是利用網路雲端儲存，對檔案實現不同電腦間的同步更新，使其一致化、統一化。檔案的同步，對於提高工作效率有著十分重要的意義。
需要同步的檔案，大多數是使用頻次高的檔案。
哪些檔案適合同步
需要即時更新的檔案。例如正在處理中的文件、寫作到一半的文章、處理到一半的 。PSD 檔案……
某些應用的資料庫檔案。例如 KeePass 的資料庫檔案，透過同步，可以實現多臺電腦密碼管理的統一、一致。
需要分享的檔案。例如家庭生活照片、朋友聚會照片……
需要協同處理的檔案。例如家庭財務報表、團隊協作的程式碼、頭腦風暴的紀錄、會議紀要、思維導圖……
涉及隱私的檔案一定要引入加密
同步檔案，自然是儲存在第三方雲裡。既然是第三方，則必須遵循不可信原則。不可信並非完全不相信，而是保持審慎的態度、有保留地相信。
那麼，對於一些涉及隱私，但又有同步需求的檔案，比如家庭財務報表、生活照片等。
對於同步的檔案，類似於Verarypt這樣建立虛擬碟符的加密應用是不太合適了。
使用Encrypto對檔案進行加密
Encrypto的介面
Encrypto 是一款功能簡單易用、安全性高且介面精緻的跨平臺檔案加密應用，支援 Windows 與 macOS 系統，完全免費。
Encrypto 使用了高強度 AES-256 加密演算法，這是目前密碼學上最流行的演算法之一，廣泛應用在軍事領域，檔案被破解的可能性幾乎為零，安全性極高。
採用了 AES-256 加密演算法的應用包括： 1Password、KeePass、LastPass，以及上文提到的 VeraCrypt。
Encrypto 使用非常簡單。透過 Encrypto 加密後的檔案會變成一個以 。crypto 為字尾的單檔案。解密也非常簡單，正確輸入密碼，檔案就被還原。
重點在於，跨平臺。Win 或 Mac 版 Encrypto 都能解密 。crypto 檔案。
使用7-Zip對檔案進行加密
不想額外使用加密應用？7-Zip 是幾乎人人都會使用的壓縮應用。
7-zip壓縮加密
右鍵需要加密的檔案，選擇 7-Zip 壓縮，選取 Zip 格式和 AES-256 加密方式，輸入密碼，壓縮後就是一個加密的壓縮包。解密就是解壓。
十分簡單直覺。
同步應用的選擇
做好了一切準備。檔案應該同步到哪裡比較好呢？目前國內的網路環境，因為眾所周知的原因，可選的同步應用不多。
首選的第三方雲，應該是堅果雲。
堅果雲同步十分穩定
堅果雲的同步邏輯是，使用專有同步資料夾，同步該資料夾內的所有檔案。因此，我們在堅果雲專有資料夾中，構建一個符合規範的目錄結構，就可以實現同步檔案的無縫遷移了。
堅果雲免費版的空間邏輯和其他雲不一樣，它沒有具體的空間大小，而是透過時限流量來限制。每個月有 1G 的上傳流量和 3G 的下載流量。流量用完，同步停止，待時限重新整理後，繼續同步。付費也不貴，專業版年付 199。9 元，就可以額外增加 42G 空間。如果需要更大空間，高階專業版 399。9 元增加到 96G 空間。對於同步檔案而言。42G 空間甚至免費版，都已經足夠普通人使用了。
堅果雲作為國內深耕雲端儲存的廠商，在各種雲盤瘋狂送容量搶客戶的風口浪尖，依舊踏踏實實地做好本分，提供穩定的雲同步服務。相比於百度雲這種大家基本當作倉庫的雲來說，堅果雲的確是為數不多，適合個人檔案系統雲同步的應用。
當然，如果網路「足夠好」，選用微軟的 OneDrive 也是十分不錯的選擇。
Windows 系統中重點整理的幾個地方
Windows 系統的檔案體系，實際是擬物化的。比如電腦桌面，就像辦公桌面；資料夾，就像檔案櫃。所以，通常我們整理房間，需要重點整理的地方，就是 Windows 系統中需要重點整理的地方。
桌面（Desktop）
桌面整理的兩個思路
按照類別整理：這個很好理解，在桌面劃分若干區域，分別定義不同的分類，將相應的檔案放入不同的區域中去。
按照象限管理術整理
在桌面劃分四個象限（區域），分別定義為正在處理、常用、擇日處理、臨時儲存。
當然，也可以採用 InBox 處理中 歸檔思路，劃分三個象限，分別定義為 InBox、Doing、Done。
象限管理術利用 Fences 實現桌面管理
Fences 是桌面管理應用當中的佼佼者。它可以幫助我們在桌面劃分出相應的區域。併為每個區域設定規則。每一個傳送到桌面的檔案，都會按照既定的規則，歸納到相應的區域中去。簡直是效率神器。
好的應用，總是有前人分享。具體使用教程，參見讓你的桌面不再一團糟，Windows 桌面整理工具：Fences。
個人下載資料夾（X：Downloads）
個人下載資料夾，也是 Windows 系統檔案體系中，特別容易混亂的地方。
其實，很多下載應用，都已經幫我們做好了整理工作。以 Internet Download Manager 為例。開啟選項儲存至選項卡。在分類下拉選單中，首先對「常規」類目，指定資料夾到 X：Downloads。然後分別為不同類目的檔案指定資料夾。比如音樂指定到 X：Downloads/Music，併為其設定規則，例如將下列型別的檔案自動放入該資料夾：mp3 wav wma。這樣，今後下載 。mp3 檔案的時候，就會自動歸類到這個資料夾下。
IDM的另存為分類就能很好地幫助整理檔案
指定完畢後，X：Downloads 下的分類目錄樹也完成了。也可以根據個人需要，增加一些分類和資料夾。在實際下載時，如果沒有相應的規則定義該檔案該自動放入哪個資料夾，手動選擇分類即可。
其他容易混亂的地方
我的文件（My Documents）
系統中使用者的資料夾（X：Documents and Settings/XXX）
這些，就利用上文給出的各種解決方案和思路，靈活地整理整齊吧。
後記
當我定下這個選題的時候，我還是信心滿滿的。但當我做好思維導圖之後，我有點後悔了：這是給自己刨了個多大的坑啊？道路千萬條，避坑第一條，寫文不避坑，十指兩行淚。但自己刨下的坑，跪著也要填完。寫完了，回看一番，諸多不滿意的地方。
比如，照片管理的部分，舍掉了；磁碟管理的部分，舍掉了一些內容；分享章節，舍掉了照片分享的內容和利用第三方雲分享與協同工作的內容。還有比較重要的，習慣上的養成，在文章中的體現太少了。
或許，我會對這篇文章保持更新，希望將來能補充完整的內容。如果這篇文章能給你帶來一些習慣上的改變，並且稍稍提高了一點你的效率，都會是我莫大的榮幸。
最後，是這篇文章的思維導圖，希望能為大家提供思路。同時，歡迎收藏，歡迎討論，共同進步。
本文思維導圖