好的 PPT 讓自己滿意，也能讓別人滿意。透過充分的溝通，摸清楚領導、客戶、觀眾的需求，才能做出一份令大家都滿意的 PPT。
可是你真的能全面地分析出做PPT的需求嗎？
不如先看看下面的內容吧~
PPT之外，不可不知的情
一個 PPT 任務來了，不是悶著頭直接做就好了，很多PPT本身之外的相關事情（可以稱為“任務背景”），也是非常有必要先弄清楚的。
觀眾是誰？
做PPT前，你想過你的 PPT 是放給什麼人看的嗎？
觀眾是誰都不確定，怎麼可能做出符合要求的 PPT，如何去組織內容和確定設計風格？
在哪裡放映？
正設計的一份 PPT，你是否提前瞭解過它的放映環境？在確定螢幕尺寸、時間限制等條件之前盲目開始設計，最後很可能要遭遇大返工。
關於 PPT 播放的環境，你可能需要了解下面 5 個方面的情況：
硬體
包含播放的硬體和顯示的硬體。
播放硬體
播放時是否允許連線自己的電腦播放？
若不允許，那麼用來播放 PPT 的那臺電腦是否支援自己的 PPT 檔案格式，能否將自己設計的藝術效果、動畫都完整顯示？
顯示硬體
用投影儀還是顯示屏播放？
投影投放在白色投影布還是牆面上？
這對於 PPT 的配色方案的選擇有重要影響。
平板電視、電腦等顯示屏顯示的顏色一般不會有太大偏差，而投影儀顯示時某些色彩可能變得偏淺，甚至看不清楚，某些顏色投影在帶顏色的牆面上時也可能發生變化。
白天在小會議室開會，投影投放在白色的牆面上時，建議用白色的背景。
因為白色的背景投出來會非常亮，投放區域與牆面很容易區分出來，更有氣氛一些。
最好不用黑色或灰色的背景，這兩種顏色投放出來只能看到牆面的顏色，文字幾乎是打在牆面上，顯得非常奇怪。
播放場地
播放時能夠關閉光源還是隻能在明亮的室內播放？
現場是否支援聲音的播放？
這對 PPT 背景色彩的選擇、多媒體的應用等有直接的影響。
黑暗的環境下觀看 PPT，什麼樣的背景顏色都能看得比較清楚；而明亮的環境下，如果用白色、淺色的背景則有可能導致你的 PPT 播放出來完全“走樣”。
黑暗的室內，用深色的背景，亮色的文字或圖片會比較突出，這也是很多科技公司釋出會播放的 PPT 都喜歡用黑色或深色背景的原因。
螢幕尺寸
螢幕尺寸是 4 ：3，還是 16 ：9 ？
還是一個非常特殊的比例？
新建 PPT 之後第一件要考慮的事情不是封面怎麼做，而是幻燈片頁面大小設定為多少。
如下圖所示的特殊的幻燈片尺寸，可以在“幻燈片大小”對話方塊中，透過“自定義”進行設定。
修改幻燈片尺寸時“最大化”和“確保合適”是什麼意思？
當我們修改一份 PPT 檔案的幻燈片頁面尺寸時，會彈出提示對話方塊，詢問選擇“最大化”還是“確保合適”，這裡的“最大化”是指幻燈片頁面調整後，頁面上的圖片、文字等物件的大小不發生改變，仍然保持調整頁面尺寸之前的設定。
而“確保合適”則是指頁面上的物件和幻燈片尺寸一起變化，幻燈片尺寸若是縮小，則這些物件也會相應縮小，幻燈片尺寸若是放大，這這些物件就相應放大。
演講者
你在製作的 PPT 最終是配合演講手動播放，還是展臺自動放映？
若配合演講，是自己講述，還是由領導、同事講述？這些關係到內容、備註等的準備。
時間限制
是 1 分鐘影片，還是 10 分鐘講稿；正式演示時，是否有時間限制……到底要做多少頁幻燈片合適？只有確定時間要求，心裡才有數。
內容的方向性判定
設計 PPT 前，須先規劃、撰寫好內容。
而在準備 PPT 內容之前，則須對其方向有一個大概的認識，避免離題千里，出現方向性失誤。
該有的內容要有，該作為重點的內容要作為重點闡述，領導明確要求提及的要點應該有……
關於內容的方向，可透過默問如下問題來把握。
方案
是概念性，還是務實性？
對於方案 PPT，做之前應確定到底是做一個初步的概念性的方案，還是做一個需要提出具體操作步驟的務實性、可執行方案。
對問題的分析需要達到什麼樣的程度，是否需要涉及可供調配的資源情況……
事實上，很多時候，可執行方案都是經過多次提案、溝通碰撞後的結果，而不只是單方面（一個單位或一個機構）單次思考便可以得到的成果。
這是一個概念性的方案，只是對資興市的形象包裝提出一些初步的想法提交給相關單位參考。
這是一個務實性的方案，方案內有詳細執行步驟、人員分工、媒體計劃，以及整個推廣活動所需的總費用清單。
彙報
重點在調研成果，還是執行策略？
調研活動後的彙報 PPT，有時也可能需要考慮內容的側重點 — 是隻涉及調研的成果、闡述現象，還是基於調研成果得出解決策略。
課件
哪些內容一筆帶過，哪些內容詳加論述？
課件 PPT 是備課的工具。
準備課件 PPT 的內容，應明確這一課內容中哪些是學生真正難以理解的知識，需要重點論述，哪些是所有學生都容易理解，可以一筆帶過的，從而控制課件各部分內容的篇幅。
如下圖所示的 CorelDraw 教學課件，在整節課的 4 個部分中，軟體介面不是教學的難點，篇幅相對就要少一些。
展示
價值點是什麼，興趣點是什麼？
品牌或產品展示類 PPT 的內容，應充分了解本體的核心價值點，同時也需要充分了解觀眾的興趣點、關注點，最好在滿足興趣的基礎上輸出價值。
設計調性的確定
調性即一份 PPT 整體呈現出來的風貌——是嚴肅的還是輕鬆的？是熱烈的還是冷靜的？是樹立品牌的感覺還是促銷產品的感覺？
在看到最終作品前，領導、客戶其實對於 PPT 的調性可能會有一些模糊的想法，設計 PPT 前應該摸清楚他們的這些想法。
此外，設計調性的最終確定還應考慮清楚下面兩個問題。
行業的視覺規範是什麼？
不同行業有不同的色彩、字型等應用規範，形成專屬的視覺識別系統。
因而某些設計，人們一看到就能判定其大致屬於何種行業。
比如，黨政機關的設計常常使用紅色、白色、黃色的搭配，環保組織、醫療機構多用綠色，，企業多用藍色……
在設計 PPT 前可能還需要去了解自己做的這份 PPT 是否要兼顧行業的視覺規範，運用符合這種視覺規範的色彩搭配。
是否必須使用企業模板？
不少企業都設計有自己專屬的 PPT 模板，甚至規定所有該企業出品的 PPT 作品都應該使用其企業模板設計。若必須使用企業模板，就不必再為 PPT 單獨設計模板了。
