為幫助大型商場、寫字樓的出租方在處理租賃合同糾紛過程中的證據收集活動，有效整合提升訴訟證據證明力，最大限度的利用有效證據維護自身的合法權益，筆者根據現行的法律法規及相關司法解釋，起草編寫本證據收集指引，期冀為出租方在證據收集、證據的舉證質證過程中提供參考。
一、民事訴訟證據種類
“民事訴訟法”規定的證據種類分為：
（一）當事人的陳述；
（二）書證；
（三）物證；
（四）視聽資料；
（五）電子資料；
（六）證人證言；
（七）鑑定意見；
（八）勘驗筆錄。
在租賃合同糾紛法庭審理過程中，上述合法取得的證據可以作為被法庭採納認定案件事實的有效證據。在日常的租賃合同履行過程中，要注意收集對出租方有利的上述各類證據，證據收集過程中要特別注意收集方式的合法有效，否則可能會被法院以證據來源、證據表現形式不合法而不予採納。
二、租賃合同糾紛案件中的證明責任
“民事訴訟法”規定，“當事人對自己提出的主張，有責任提供證據。”這就是我們常說的“誰主張誰舉證”民事訴訟證據基本規則，當事人對於自己提出的訴訟請求中的各項訴請，要有針對性的提供相應證據加以證明，保證自己的訴請是建立在確實充分紮實的證據基礎上，容易得到法院直接認定。法院在做出判決前，當事人未能提供證據或者證據不足以證明其事實主張的，由負有舉證證明責任的當事人承擔不利的後果。
三、租賃合同糾紛的證據收集
1、租賃合同簽訂後，出租方應當妥善收集、保管與承租方簽訂的《租賃合同》及系列補充協議，雙方在合同履行過程中就合同履行所發出的各類書面檔案、往來電子資料（微信、QQ交流記錄及電子郵件等）、圖片、影片，上述證據除需要保留原始載體外（原件），還應當及時製作複製件留存備查。
2、合同履行期間，如需向承租方送達通知類檔案，應當優先採取當面送達的方式，並且全程錄音錄影，要求對方在送達回執上簽收並註明簽收日期。對方簽收人員應當在送達回執上註明擔任的職務、姓名、簽收當天日期等。
如果承租方已經擅自撤離承租場地，則應當採取快遞送達的方式寄送通知類檔案。快遞的送達地址應當分別填寫租賃合同中承租方預留的有效送達地址及承租場地地址，分別傳送。如兩個快遞地址同一，可寄送一份通知類檔案。
除了採取快遞方式送達通知類檔案外，還應當同時在承租方的承租場地上採取公開張貼的方式，並拍照留證。在拍照時，應當陪襯一份當地有影響力的報刊頭版，以證明送達日期，拍照的手機或相機上也應當同時顯示拍照日期。
3、合同履行期間，出租方在與租戶就某項事項進行溝通聯絡的電子資料應當妥善保管，並保留在原始載體上。電子資料包括下列資訊、電子檔案：
（1）網頁、部落格、微部落格等網路平臺釋出的資訊；
（2）手機簡訊、電子郵件、即時通訊、通訊群組等網路應用服務的通訊資訊；
（3）使用者註冊資訊、身份認證資訊、電子交易記錄、通訊記錄等資訊；
（4）文件、圖片、音訊、影片、等電子檔案；
（5）其他以數字化形式儲存、處理、傳輸的能夠證明案件事實的資訊。
4、取證過程中所涉及到的照片、圖片、影像資料等證據，應當妥善保管儲存該視聽資料的原始載體，在案件未能結案前不要刪除，以備庭審時向法庭提交、核查。
5、如合同終止或依法解除後，出租方按照合同約定發出清場通知要求承租方在合理期限內退場，而承租方拒不配合退場的，出租方應當委託合法成立的公證機關進行全程公證，待公證機關製作完畢公證文書後妥善保管，留存備案。
如果當地的公證機關不接受此類公證委託，而出租方對出租場地有立即清退的需要，出租方應當安排工作人員做好全程錄音錄影及拍照工作，對承租方留在場地內的物品進行登記、編號、拍照、無死角錄影。錄影過程不應當有中斷，事後不應擅自剪輯，而應當保持錄影的連續性和合理性，積極做好證據保全工作。
6、對承租方撤場或被專案清場後遺留在承租場地的裝修、裝飾物的歸屬按照合同約定執行。如雙方對合同解除效力或對裝修、裝飾物的歸屬及造價存有異議時，應當與承租方協商共同委託雙方確認的評估鑑定機構對裝修、裝飾物殘值進行作價評估。如承租方對此不予配合，應當儘量保持裝修原狀，待起訴後向人民法院申請殘值鑑定。若非特殊情況並做好充分風險評估，不應擅自拆除租戶裝修、裝飾物，以免因該裝修、裝飾物已滅失，無法準確認定殘值，造成不利的法律後果。
7、在案件起訴準備階段，出租人應當積極收集涉及本案的全部案件資訊及證據材料，包括但不限於對方的企業基本資訊（自然人基本資訊）、雙方簽訂的《租賃合同》、合同附件及簽訂的系列補充協議、租戶入場確認單、現場物品交接清單、水電錶發生資料（承租方簽字確認）、租賃合同履行期間雙方簽署的相關檔案、由承租方簽字確認的水電費單據、解除合同通知書（如有）、欠付的各項費用及違約金計算清單等。
8、上述證據收集齊全後，在提起訴訟前，出租人應當將證據材料按照事件發生時間軸進行整理，及時製作影印件（複製件），案件全部證據原件妥善儲存，以備開庭時向法院提交。做到按照法院要求，在合理期限內積極、全面、誠實地完成舉證。
9、在提起訴訟時，應當對提交的證據材料逐一分類編號，對證據材料的來源、證明物件和內容作簡要說明，簽名蓋章，註明提交日期，並依照對方當事人人數提出副本。