許多企業的管理者，會說，“

我每天都很忙，忙不到盡頭。

”

的確很多管理者每天都有很多工作，凌亂和繁雜的事項，一直都無法結束。白天忙於溝通，晚上忙於應酬。一整天忙下來，也不知道自己在忙什麼，為什麼這麼忙。

當管理者遇到“我每天都很忙，但我不知道自己在忙什麼”時，

這意味著時間管理的方法和思維都存在問題。

不要用忙碌的動作掩蓋真正的問題。

真正解決的辦法是停止忙碌，理清思路，找出原因，然後採取改進。

這其實和PDCA管理思路是一致的。

問自己四個問題

是不是目標不明確？

是不是缺少計劃？

是不是事情真的太多？

是不是效率低下？

“我每天都很忙，但我不知道自己在忙什麼”，背後往往就是這四個問題導致的。

首先，不知道在忙什麼。

往往說明做事沒有目標，遇到事情總覺得要優先處理。當管理者能明確目標做事情時，會確切地知道自己在做什麼。

其次，每天都很忙，也有可能是沒有計劃導致的。

沒有截止日期，昨天或最後一個時間點所做的事情尚未完成，並且始終處於補救狀態。就會一直拖延後面的事情。

最後，也有可能太多事情要做，或效率低下。

可能本身沒有太多事情，但其他人可以完成的事情，而自己做不到，這表明工作效率很低。

問題分析和解決

知道問題所在，如何解決？

01

針對目標不明，那麼“設定明確目標”就是解決問題的方法。

對於“設定明確的目標”，需要注意三個關鍵點：

一是確保在做一件事之前就知道要設定目標。

沒有目標的行動，無論忙或累，都是毫無價值的，因此在開始做某事之前，養成思考設定目標的習慣。 意識到這一點之後，在日常管理中還需要刻意進行時間安排的工作。

二是需要設定好目標。

目標設定的SMART原則，這是最簡潔最實用的原則。

每一次開展業務，是這次提高管理效率，還是提升銷量，需要明確。把購買轉化比例由原來的2。5%提升到到3%，才能算是一個有效的目標。

三是目標需要關注KPI。

該目標必須緊密圍繞公司的戰略、業務的目標或者團隊的目標。KPI重點是指執行此操作的目標， 它實際上是目標的SMART原則中的“相關原則”，而不是隨便什麼目標。好的KPI可以具體指導管理者的工作方向的。

02

針對缺少計劃，那麼“制定計劃”就是解決問題的方法。

計劃是實現目標的途徑，每個計劃都是圍繞目標制定的。該計劃需要有里程碑，

時間節點和排程時間，最常用的就是“關鍵目標分解法”。

例如某項業務的目標是在第一季度接入3個關鍵客戶的渠道，那麼拆分為每個月，需要接到1 個關鍵客戶， 每個KA的接入都需要確定幾個里程碑。例如，尋找客戶，簽署協議，開始正式運營等。

為了完成這些里程碑，需要將這些任務進一步分為幾周，並確定每個任務的截止日期和執行者，以便可以執行計劃。制定計劃時，需要特別注意，不要太飽或樂觀，提前計劃時間並預留機動時間。

03

針對事情很多的情況，

由於影響事物的因素很多，因此有必要進一步分析導致許多事物的原因。

原因之一是沒有安排優先

級。

可以根據“輕重緩急”四象限圖來解決。

有些事情不是當前要做的，有些事情投入產出比低，是可以不做的。只有明確優先事項，才能從容不迫。

原因之二是初步考慮不徹底，導致清理遺漏問題需要更多時間。

這時候就可以採用“Check List”工具，

把業務內容全部詳列，並進行內部溝通，提高業務效率。

原因之三是不是職責範圍內的工作也去完成。

這似乎很主動，但是實際上這是非常不專業的表現，不僅會製造矛盾，也會影響協作。

這裡是可以採用“相關者分析表”，

對事務在開展前進行確認和溝通，責任到人。

簡而言之，Less is more。在找出原因之後進行減法，作為管理者，應該留出精力做好自己角色該做的事情。

04

最後，針對效率低下，如果是能力的問題，就需要透過學習、進修來提高，

例如MBA、MEM的課程是可以在理論方面提高工作效率的。

同時，個人工作效率的提高也是多方面的，需要長期的最佳化和沉澱。減少自己干擾自己的情況，在規劃時間的時候按模組歸類。

保持專注，一次只能做一件事。

另外，在做事時要找到合適的人，合理借用他人的力量。我們所有人都需要在工作中與他人合作。找到合適的人，能事半功倍。

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