每日分享最新，最流行的軟體開發知識與最新行業趨勢，希望大家能夠一鍵三連，多多支援，跪求關注，點贊，留言。
讓我們分析一下專案管理在溝通方面的挑戰，並回顧一些改進流程的技巧。
在這篇專案管理系列的後續文章中，我們將分析溝通的挑戰和一些改進流程的技巧。
有很多關於
通訊
的定義，但我們可以為本文的上下文定義它的一種簡單方法是在人員、組織和員工、工程經理和工程師、團隊或部門
之間交換資訊的過程。
人們通常將良好的溝通與其他概念聯絡起來，例如組織透明度、開放文化或橫向組織。同事們給我舉的一些例子是全體會議的頻率，或者與公司重要利益相關者交談的能力。現在，這是一個關於良好溝通意味著什麼的謬誤，因為所有這些都是公司文化的指標。這些實際上只是可用於交換資訊的渠道或通訊頻率。
有效的溝通提供價值
。這是我們作為專案經歷或組織應該問自己的第一個問題——我們或組織的溝通是否有效？
什麼是有效溝通？
在我看來，
有效的溝通
是一個
資訊交換的過程，資訊被清晰和有目的地接收和理解。
現在記住你參加過的所有全體會議或全球會議並思考：
有多少人專注於會議
有多少人真正清楚而有目的地理解了資訊
在全球會議期間，我們有多少次專注於另一項任務
作為管理者，如果我們無法回答前兩個問題，那麼這是我們需要改進的第一點。
因此，在進行任何溝通之前，我們需要分析三個重要問題：
資訊的目的是什麼，我們需要達到的目標是什麼？
目標人群是誰？
每個人都清楚資訊嗎？
我們將如何檢查資訊是否已被人們接收和理解？
作為管理者，我們有責任確保我們在所有情況下都涵蓋了所有這些問題。我們需要與團隊一起分解資訊，以確保沒有誤解。常見的場景有：
當我們在進行交流之前獲得資訊時，即使我們是或不是說話者
當我們沒有通訊前的訊息時
我們總是需要了解訊息和預期的收件人，因為很多時候某些訊息的目標受眾並不是會議中的所有人。
在其他情況下，目的可能只是為了提高透明度或增加動力，專注於瞭解所有細節並不重要，而是整體想法。
一個例子是財務報告，當然，資訊的一部分必須簡單易懂，但很多時候其餘的資訊需要財務知識，並非所有人都具備。
非
n-E
有效溝通
的
後果
影響取決於溝通的目的，但常見的有：
錯位
：人們
沒有為實現相同的目標而共同努力
，也沒有共同的目標，
但他們認為他們是
。這是最危險的情況之一，因為我們有兩個後果，人們的積極性受到影響，公司的目標沒有實現。
去動機
：動機使人們能夠並推動人們實現他們的目標。但感覺缺乏動力不僅會產生相反的影響，還會影響身體健康，因為它在團隊和組織中傳播得非常快。
不符合期望
：期望是相信某事會發生或你會得到某事的信念——“某事”的含義很重要。
當溝通無效時，會對組織的一致性產生影響。無效溝通的第一個指標是對部門之間的優先事項和里程碑沒有共同和清晰的願景。
通常，最簡單的資訊會引發最嚴重的錯位情況，因為它讓位於解釋。
四個公共場景
全球會議
當 C 級提供沒有上下文的簡單資訊時，這可能會對團隊的一致性和優先順序產生影響。主要原因是這句話出自公司的一位重要決策者，所以很多人都明白，他們必須儘快改變優先事項才能實現新的目標。
諸如“我們必須增加銷售額，你們都是賣家”之類的資訊可能會因多種原因造成偏差或失去動力。一個非常常見的例子是“必須是賣家”的支援工程師或軟體工程師。該資訊應該意味著所有員工都應該識別追加銷售機會並與銷售團隊分享，而不是工程師應該開始銷售而不是專注於技術。
產品特點
通常情況下，圍繞某些計劃建立的期望在不同團隊之間不一致。原因之一是每個團隊都有不同的經驗、知識，有時甚至是文化。一個常見的問題是在產品、營銷和銷售團隊之間談論產品開發時的誤解。一個人可能會談論有能力支援用例，而另一個人可能會理解將實施一些用例。
一對一
不符合期望的常見例子是職位或薪水方面的晉升，有時工程經理沒有提供明確的資訊或工程師不理解它。通常，工程經理不能保證晉升，因為有很多因素他們無法管理，例如財務狀況或空缺職位。他們提供了有資格獲得晉升的要求並跟進工程師。
文化
人們的文化在很大程度上取決於您來自或居住的國家/地區。當您向來自不同國家/地區的人傳達資訊時，人們不會以同樣的方式理解，即使在某些情況下，對他們中的一些人來說可能是粗魯的資訊。例如，西班牙、日本和北美文化之間存在許多差異，想想一些基本的東西，比如小費：
在美國，小費幾乎是強制性的，因為它們是工資的補充。
在日本，小費不被接受，甚至可能給員工帶來麻煩。
在西班牙，小費是可選的，通常數量很少。
提高效率的技巧
一致的資訊
核心資訊在員工、組織和客戶之間建立了更可靠和信任的關係。以下是一致訊息的共同特徵：
使用每個人都能理解的簡單語言。
該訊息與組織的所有部門或領域保持一致。
組織的所有重要利益相關者都提供相同的資訊。
訊息透過不同的渠道會議、新聞通訊、社交媒體或 Slack 傳遞。
目的、目標和期望必須明確並且大多數情況下是可衡量的。
提供一致的
訊息
要求動作與訊息相匹配，
這是
建立積極
、高效和
信任
關係
的基礎。
身體語言，暗示
交流由語言（透過不同渠道的文字）和非語言暗示或“肢體語言”組成。肢體語言是我們說話時不言而喻的交流部分，我們本能地使用身體行為、表情和不同的語調。在我們的日常生活中，通常情況下，我們不會專注於我們的肢體語言，這會無意識地表現出來，因此人們在我們悲傷、快樂或沮喪時會感覺到。
在專業場景中
，當我們向團隊、組織或客戶傳遞資訊時，肢體語言甚至比口頭語言更重要。在這些情況下
，我們的行為和表達無論何時都必須是有意識的並與目的一致
。
最好的溝通者和領導者主要透過他們的肢體語言來傳達他們的資訊和願景
。想想歷史上偉大的領導人，即使他們說的是你不懂的其他語言，你也能從中感受到他們資訊的力量。
在本文中，我們沒有提供改善肢體語言的具體技巧，但這裡有一篇有趣的文章“成功領導者的強大肢體語言技巧”，作者 Galina Hitching。
提供和要求反饋
反饋對於確定資訊是否被正確理解非常重要，有時反饋是自然發生的，但在其他情況下，當人們不提供反饋時，我們應該提出問題以澄清某些要點。請記住，一條訊息是有目的的，因此我們的職責是驗證人們是否理解該訊息。
提出問題以澄清某些觀點：“你理解什麼……”，“你的看法是什麼？” 或“你認為這是一種進步嗎？”
始終是書面參考
說話的資訊是及時擴散的 想想我們白天收到了多少資訊，不僅在我們的工作時間，而且在外面。此外，人類的記憶 是複雜的，記憶會多次改變。
人們不記得某些細節或以錯誤的方式記住訊息的情況很常見，因此始終提供訊息的書面參考非常重要。人們使用此參考來檢視訊息、與其他人分享或討論疑問。在我看來，書面參考是必須的，但還有其他附加選項，例如影片或音訊錄製。文件支援快速搜尋和閱讀。
在留言中重申
通常，資訊的目的是提升文化價值或改進工作流程模型，因為這些都是長期挑戰。這些型別的訊息需要不斷的溝通，因為：
資訊的重複消除了交流的自然噪音。扭曲資訊的外部因素，例如不正確的解釋、不瞭解或忽視溝通渠道。
透過無意識的反射影響人們的決策。
強化資訊的重要性。
以前與中層管理人員的溝通
中間管理層是提供有效溝通的基礎，因此確保他們理解資訊非常重要。以下是與管理層進行先前通訊的原因：
他們是組織內工程師的第一聯絡人。
他們負責支援團隊，解決非技術問題並實現目標。
他們是工程師信任圈的一部分。
他們可以提供有關訊息的初步反饋和疑慮，並幫助最佳化溝通。
如果他們不理解資訊，甚至理解錯誤的資訊，很可能他們會在不知不覺中產生錯位的情況。
顯然，會有一些資訊是組織以前不想與他們分享的，但必須有基於資訊的目的或情境背景的有意識的決定。
結論
組織中的有效溝通使人們團結一致以實現目標，這意味著必須理解資訊，必須促進人們的動機，實現承諾並觸發行動。當然，產出和目標必須是可衡量的。
溝通重要的不是
產生的訊息數量，而是
有多少是有效的
。無效的溝通意味著您可能正在使用不正確的資訊做出決定。