如何幫助領導做好時間管理?

時間是非可再生資源,對任何人來說,都是稀缺和有限的資源,尤其對職場管理者而言更為主要。

如何幫助領導做好時間管理?

在現實職場中,很多管理者面對繁雜工作時都會感到焦頭爛額,但他們卻有著旺盛的精力,也都有著數不清的待辦事宜。

因此,對於下屬而言,如果能夠幫助老闆做好時間管理,這不僅能夠更好的展示自己,也是“向上管理”的重要體現。

老王認為,如果你想要幫助老闆進行時間管理,你就要明白老闆為什麼總是處於不斷忙碌的狀態。

根據老王的調查和了解,老王認為,當任何一個管理者走進公司的那一刻開始,他的時間已經不完全屬於自己了,而是被很多電話、人員、會議等干擾,有時候讓管理者無法抽身。主要體現以下3點:

1、會議及臨時事務較多。

對任何管理者來說,臨時會議或者突發的事務經常會打斷他們原有的工作計劃,令人防不勝防。不過,這也說明了計劃本身缺乏靈活性的問題。有些事情固然難以預料,但一個可以有效執行的工作計劃才能夠解決或化解這些情況,否則,工作者就只能受臨時事務的擺佈而被動地應付工作,使計劃淪為空談。

2、不懂拒絕而增加雜事。

作為管理者,如果因為礙於面子而不好意思說“不”,有求必應,只會導致自己的雜事越積越多。就像不少公司的管理者,為了公司內部小事,還要親自解釋和處理,結果白白浪費了將近半個小時的時間。其實,很多時候,對於小事情不一定非要自己親自處理,讓助理或下屬出面處理即可。自己做一些更有價值的事情。這就需要有人幫助這些管理者做好時間管理。於是,向上管理的需求就產生了。對於職場人來說,誰能更好地幫助領導做好時間管理,誰就能最新獲得領導的信任,也最新獲得升職加薪。

如何幫助領導做好時間管理?

3、事必躬親,管理過細。

作為一個管理者,事必躬親本身就是一個最大的問題,因為這說明了該管理者沒有進行良好的時間管理。比如,某公司的張總本可以將銷售部招聘的問題授權給招聘主管全權處理,但卻因為不放心而非要親自解答,最後導致時間計劃被打亂。

美國學者社拉克說過:“有效的管理者不是從他們的任務開始,而是從掌握時間開始。”一個可以有效管理時間的老闆絕不能大包大攬,將所有工作都壓在自己身上,而應該是一個掌舵者,透過合理分配時間,將自己從繁雜的事務中抽離出來,而就重大的問題和事項進行指揮和決策,提供處理問題的效率。

對於職場人來說,該如何有針對性地去幫助自己的直接領導做好有效的時間管理呢?老王建議,從以下3點著手:

1、協助領導進行科學的計劃。

要做好時間管理,離不開科學的工作計劃。一個能夠統籌兼顧、高效利用時間的工作計劃,才能讓老闆的時間管理達到最佳水平。

在這裡,給大家推薦一個簡單實用的時間管理辦法——ABC分類管理法。

ABC分類法,又稱“重點管理法”,由美國管理學家萊金(Lakein)提出。其主要含義是,為了提高時間的利用率,每個人都需要確定今後五年、今後半年及現階段要達到的目標。人們應該將其各階段目標分為ABC三個等級:

A級為最重要且必須完成的目標;

B級為較重要很想完成的目標;

C級為不太重要可以暫時擱置的目標。

具體步驟為:

運用ABC分類管理法需要注意的是:ABC三級事務在事務總量中所佔的比例及價值也是幫助領導做時間管理應該考慮的。他們在事件中所佔的比重為:

A級事務應該佔任務和工作總量的15%,這是必須集中精力完成的事務,對所有達到的目標而言,它真正的價值高達65%;

B級事務應該佔事務與工作總量的20%,完成事務的價值也就是20%;

C級事務佔事務總量的65%,完成這級事務的價值僅為15%。

基於該種時間管理方法,作為下屬可以幫助領導制定科學的工作計劃,調整自己的時間安排,更加科學、有效地工作。

2、協助領導進行適當的拒絕。

對於領導而言,要協助其進行時間管理,就要想方設法讓領導拒絕分外工作。

在實際工作中,因為絕大部分的具體事務均是由下屬執行完成,所以,作為下屬,也可以更容易舉出正當事由對分外事務進行拒絕。當然,在職場上,如何巧妙地幫助領導進行適當的拒絕,也是需要一些技巧的,而非死板硬套、生硬處理:

比如對於突發事件需要找領導的,可以先檢視老闆的日程表,再給其明確答覆。對於其他人員報請的非緊急的重要事務,不要馬上同意也不要當場拒絕,比如,可以委婉表示:領導還有幾個緊急的事務要處理,您的事情可以等到明天之後嗎?這樣,讓領導的時間可控可用。如果特別重要的事情,你可以先請示領導,但不可幫領導決策。具體需要靈活運用。

3、協助領導進行合理的授權。

如何幫助領導做好時間管理?

《韓非子·八經》中曾講到:“下君盡己之能,中君盡人之力,上君盡人之智”。要幫助領導實現盡人之智,管理好自己的時間,具體到實際工作中就是要協助其進行合理的授權。

在授權的問題上,必須要注意掌握如下六個要點:

1、授權應當公開進行;

2、只允許逐級授權;

3、循序漸進地進行授權;

4、對被授權者可能會犯錯誤的情況做好應有的心理準備和預案;

5、強調被授權者的工作績效,而不是斤斤計較其執行工作的手段;

6、當被授權者發生疑難時,應協助他自行尋找解決途徑。因此,要儘量避免完全不授權或者授權不足的情況。

授權的精髓就是要把適當的工作在適當的時候,交給適當的其他人來做。因此,既然要授權,就必須對下屬充滿信任,不要總是擔心下屬做錯事,或者下屬工作表現太好而不受控制等等。同時,還要注意的是,授權並不是領導責任的轉移。所以,在進行充分授權之前,必須要保證人選得當,明確被授權人的權利和義務;對被授權的工作也要嚴格把關,監督到位。